Procedura zawierania umów dla zadań objętych projektem pn.: "Termomodernizacja budynków Klasztoru Niepokalanów".

1. Wyłonienie wykonawcy następuje z zachowaniem zasady konkurencyjności, w drodze przetargu, na podstawie 70¹-70⁵ kc oraz "Zasad kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020" stanowiących załącznik nr 1 do uchwały nr 1159/70/15 Zarządu Województwa Mazowieckiego z 28.08.2015 r.
2. Zamówienie nie może być udzielone wykonawcy powiązanemu z zamawiającym kapitałowo lub osobowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy - a wykonawcą, polegające w szczególności na:
   
   
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
3. Przetarg przeprowadza komisja przetargowa, której zadaniem jest przygotowanie i przeprowadzenie przetargu oraz wyłonienie wykonawcy i skompletowanie dokumentacji przetargowej.
4. Przełożony klasztoru powołuje trójosobową komisję przetargową.
5. Przełożony klasztoru określa treść oświadczenia o braku konfliktu interesów.
6. Przełożony klasztoru ustala regulamin pracy komisji przetargowej.
7. Przełożony klasztoru może uzupełniać skład komisji przetargowej z uwzględnieniem liczebności określonej w pkt. 4.
8. Przełożony klasztoru przekazuje komisji - zatwierdzoną ostatecznie do realizacji - specyfikację techniczną zamówienia (opis projektu, opis przedmiotu zamówienia).
9. Komisja przetargowa uchwala projekt kalendarza przetargu.
10. Komisja przetargowa uchwala projekt zakresu informacji technicznej i budowlanej przekazywanej oferentom oraz opis sposobu przekazywania tych informacji.
11. Komisja przetargowa uchwala projekt opisu warunków kwalifikujących oferentów do udziału w przetargu.
12. Komisja przetargowa uchwala projekt ogłoszenia o przetargu.
13. Przełożony klasztoru zatwierdza treść dokumentów przetargowych określonych w pkt. 9, 10, 11 i 12, albo odmawia zatwierdzenia i zwraca dokumenty do poprawy.
14. Ogłoszenie o przetargu zamieszcza się na w Bazie Konkurencyjności Ministerstwa Rozwoju, na stronie internetowej zamawiającego oraz obwieszcza w siedzibie zamawiającego.
15. Ogłoszenie o przetargu zawiera następujące informacje:

• nazwę i dane teleadresowe zamawiającego,
• przedmiot zamówienia,
• specyfikację techniczną zamówienia (opis przedmiotu zamówienia),
• warunki stawiane oferentom,
• sposób oceny warunków stawianych oferentom,
• sposób, miejsce i termin składania ofert,
• miejsce i termin otwarcia ofert,
• sposób i miejsce udostępniania niniejszej procedury,
• termin związania ofertą,
• określenie kwoty wadium, sposobu wniesienia oraz warunki zwrotu wadium,
• sposób zadawania pytań przez oferentów,
• sposób udzielania odpowiedzi na pytania zadawane przez oferentów,
• sposób i miejsce udostępniania informacji przekazywanej oferentom,
• kryteria oceny ofert, wagi poszczególnych kryteriów,
• opis sposobu przyznawania punktów w konkursie ofert,
• zakres konfliktu interesów uzasadniający wykluczenie osób i oferentów z postepowania przetargowego.

16. Ogłoszenie o przetargu publikuje przez okres 14 dni w Bazie Konkurencyjności Ministerstwa Rozwoju, na stronie internetowej zamawiającego oraz w siedzibie zamawiającego.
17. Potencjalni oferenci mogą drogą elektroniczną - w okresie publikacji ogłoszenia na stronie internetowej zamawiającego - zadawać pytania dotyczące przetargu, kierując je do komisji przetargowej.
18. Pytania oferentów umieszczane są na stronie internetowej zamawiającego najpóźniej następnego dnia po ich wpłynięciu.
19. Komisja przetargowa odpowiada na pytania potencjalnych oferentów w terminie
    3 dni i odpowiedzi przekazuje drogą elektroniczną pytającemu, a treść tych odpowiedzi tego samego dnia umieszcza na stronie internetowej zamawiającego.
20. Oferty składa się przez okres 14 dni od opublikowania ogłoszenia o przetargu.
21. Oferty składa się w siedzibie zamawiającego, w dni robocze, w godz. 9.00-15.00.
22. Oferty składa się w formie pisemnej, w języku polskim, w zamkniętych kopertach.
23. Oferty otwiera się o godz. 12, następnego dnia roboczego po upływie terminu określonego w pkt. 20 - w siedzibie zamawiającego.
24. Wniesione oferty deponuje się u przewodniczącego komisji przetargowej.
25. Dla ważności oferty niezbędne jest wpłacenie wadium na rachunek zamawiającego,
    w terminie określonym w pkt. 20, w wysokości do 3 % szacunkowej wartości zamówienia; wniesieniem wadium jest również ustanowienie odpowiedniego zabezpieczenia zapłaty wymaganej kwoty - gwarantujące bezwarunkową realizację transferu pieniężnego na uzasadnione żądanie zamawiającego.
26. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od ostatniego dnia składania ofert, ale nie jest dłuższy niż okres do wyboru oferty.
27. Oferta jest wybrana, jeśli rekomendująca uchwała komisji przetargowej - w sprawie wyników przetargu, zostanie zatwierdzona przez przełożonego klasztoru.
28. Kryteriami oceny ofert są: cena (60% - 90% wagi) i termin realizacji lub długość okresu gwarancji (10% - 40% wagi).
29. Oferty oceniane są metodą punktową.
30. Oferta prezentująca najlepsze warunki dla zamawiającego według danego kryterium otrzymuje maksimum punktów możliwych do uzyskania w tym zakresie.
31. Komisja przetargowa uchwala rekomendację wyboru wykonawcy w formie rankingu ofert uszeregowanych według kryteriów oceny.
32. Komisja przetargowa może rekomendować zamknięcie przetargu bez wybrania którejkolwiek z ofert.
33. Wynik przetargu w formie uchwały komisji przetargowej przekazywany jest oferentom drogą elektroniczną najpóźniej następnego dnia po podjęciu uchwały.
34. Każdy z oferentów może złożyć sprzeciw wobec wyników przetargu do komisji przetargowej w terminie 5 dni od zawiadomienia o wynikach.
35. Sprzeciw wymaga uzasadnienia, a składa się go drogą elektroniczną.
36. Komisja przetargowa uchwala rekomendację rozpatrzenia sprzeciwu w terminie 3 dni od jego wpłynięcia.
37. Przełożony klasztoru decyduje o rozstrzygnięciu w sprawie sprzeciwu w terminie 5 dni od uchwalenia rekomendacji jego rozpatrzenia.
38. O rozstrzygnięciu sprawy sprzeciwu oferent jest zawiadamiany drogą elektroniczną najpóźniej następnego dnia po podjęciu decyzji przez przełożonego klasztoru.
39. Decyzja przełożonego klasztoru oddalająca sprzeciw zamyka postępowanie w sprawie.
40. W przypadku uwzględnienia sprzeciwu - przełożony zwraca sprawę uszeregowania ofert do ponownego rozpatrzenia przez komisję przetargową, albo zamyka przetarg.
41. W przypadku oddalenia sprzeciwów lub upłynięcia terminu na ich złożenie - przełożony klasztoru zatwierdza wyniki przetargu i wybiera wykonawcę, który uzyskał najwyższą ocenę w postępowaniu przetargowym, albo zamyka przetarg.
42. Decyzja przełożonego klasztoru, określona w pkt. 41 - publikowana jest w Bazie Konkurencyjności Ministerstwa Rozwoju, na stronie internetowej zamawiającego oraz przekazywana jest drogą elektroniczną wszystkim oferentom najpóźniej następnego dnia po jej podjęciu.
43. Uwzględniając warunki i wyniki przetargu - przełożony klasztoru przedstawia wybranemu wykonawcy propozycję umowy w terminie 21 dni od zawiadomienia o wyborze.
44. Umowę o realizację zadań objętych projektem zawiera się w formie pisemnej, przy czym zawarta umowa może być unieważniona w trybie art. 70⁵ kc.
45. W skład dokumentacji przetargowej wchodzą uchwały komisji przetargowej, protokoły jej posiedzeń, korespondencja z oferentami, decyzje przełożonego klasztoru dotyczące postępowania przetargowego oraz potwierdzenia publikacji ogłoszeń.
46. Dokumentację przetargową składa się do archiwum zamawiającego w terminie 30 dni od podjęcia przez przełożonego klasztoru decyzji określonej w pkt. 41 i przechowuje przez okres nie krótszy niż do upłynięcia 10 lat po zamknięciu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego.
47. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.
48. Ustalenie wartości zamówienia na roboty budowlane następuje przed wszczęciem postępowania przetargowego, na podstawie kosztorysu inwestorskiego, a dokumentowane jest decyzją przełożonego klasztoru.
49. Ustalenie wartości zamówienia na dostawy i usługi następuje przed wszczęciem postępowania przetargowego, na podstawie dokonanej analizy rynku z zastosowaniem techniki uśrednienia cen, a dokumentowane jest decyzją przełożonego klasztoru.
50. Sposób oceny ofert w ramach postępowania przetargowego odbywa się zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
51. W trakcie trwania przetargu niniejsza procedura udostępniana jest na stronie internetowej zamawiającego.
52. Zamówień o wartości do 50 000 zł udziela się bez konieczności publikacji ogłoszeń w Bazie Konkurencyjności Ministerstwa Rozwoju oraz obwieszczania ich w siedzibie zamawiającego.