Dokument Standardy Ochrony Dzieci [SOD] stanowi realizację obowiązku prawnego dotyczącego wprowadzenia we wszelkich instytucjach, w których przebywają dzieci, standardów ich ochrony przed krzywdzeniem [ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1606)].

Na potrzeby tego dokumentu poniżej wymienionym terminom nadano następujące znaczenie:

1. Dziecko/małoletni - osoba, która nie ukończyła 18 roku życia.
2. Opiekun dziecka - przedstawiciel ustawowy dziecka: rodzic albo opiekun; rodzic zastępczy; opiekun tymczasowy (czyli osoba upoważniona do reprezentowania małoletniego obywatela Ukrainy, który przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bez opieki osób dorosłych).
3. Obca osoba dorosła - osoba powyżej 18 roku życia, która nie jest dla dziecka jego opiekunem, w rozumieniu punktu 2.
4. Krzywda/krzywdzenie - zachowanie względem dziecka, które stanowi wobec niego czyn zabroniony. Oprócz tego krzywdzeniem jest zaniedbanie (zamierzone lub niezamierzone), działanie lub zaniechanie a także każdy jego rezultat, skutkujący naruszeniem praw, swobody, dóbr osobistych dziecka i zakłóceniem jego rozwoju.
5. Przełożony - osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie klasztoru lub jego działów (w tym domu pielgrzyma) oraz zaangażowane i zatrudnione w nich osoby.
6. Pracownik - osoba zatrudniona na umowę o pracę lub świadcząca pracę na podstawie zbliżonej umowy (np. zlecenie, B2B, umowa o dzieło), a także stażysta, praktykant, wolontariusz itp.
7. Pracownik pracujący z dziećmi - osoba, której rzeczywiste obowiązki są związane z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich lub z opieką nad nimi.
8. Działowy- osoba zarządzająca klasztornym działem pracy, odpowiedzialna za właściwe funkcjonowanie działu pod względem formalnym.

Cel SOD

Standardy ochrony dzieci mają na celu:

• zapewnienie bezpieczeństwa dzieciom i ustalenie procedur udzielania im wsparcia;
• zapewnienie pracownikom klasztoru, mającym kontakt z dziećmi, niezbędnych informacji i kompetencji, aby umożliwić im wywiązanie się z obowiązków w zakresie dbałości o dobro dzieci i ich ochronę;
• zapewnienie dzieciom oraz ich rodzicom lub opiekunom niezbędnych informacji na temat zasad obowiązujących w placówce oraz możliwości uzyskania wsparcia w sytuacji krzywdzenia;
• informowanie dzieci, rodziców lub opiekunów o zaangażowaniu domu rekolekcyjnego w ochronę dzieci i zaproszenie ich do współpracy w budowaniu bezpiecznego środowiska.

Rozdział I: Pracownicy klasztoru

Zasady ogólne

1. Klasztor przeprowadza edukację swoich pracowników w celu wyposażenia ich w umiejętność rozpoznawania symptomów krzywdzenia dziecka; oraz w umiejętność szybkiego i odpowiedniego reagowania na sytuacje krzywdzenia.
2. Taka edukacja jest realizowana poprzez szkolenia wewnętrzne.
3. Każdy pracownik, przed dopuszczeniem do pracy, zapoznaje się z SOD, co potwierdza złożeniem oświadczenia o dokonaniu tej czynności. Jednocześnie składa zobowiązanie przestrzegania zasad i procedur zawartych w SOD.

Zatrudnianie osób do pracy z dziećmi

1. Przed zatrudnieniem lub skierowaniem danej osoby do pracy z dziećmi ustalane jest, czy w przeszłości nie dopuściła się krzywdzenia dziecka. Ustalenia następują zgodnie z art. 21 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.
2. W sytuacji jakichkolwiek wątpliwości pracodawca zawsze może poprosić pracowników, którzy nie zajmują się bezpośrednio pracą z dziećmi, ale mogą mieć z nimi pośredni kontakt, do podpisania dobrowolnych oświadczeń o niekaralności i dołączyć je do akt osobowych.

Zakres kompetencji i odpowiedzialności osób wyznaczonych do wdrażania SOD w klasztorze

1. Nadzór nad stosowaniem SOD prowadzi Działowy. Odpowiada za zapoznanie pracowników z treścią SOD oraz monitorowanie jej stosowania w Dziale.
2. Działowy opisuje każdą interwencję lub zgłoszone zdarzenie, związane z krzywdzeniem dziecka na terenie działu, w Rejestrze Interwencji.
3. W przypadku uzasadnionego podejrzenia, że doszło do popełnienia przestępstwa, Działowy jest odpowiedzialny za zabezpieczenie dowodów i przekazanie ich na wniosek służb w formie kopii listem poleconym lub osobiście prokuratorowi lub policji.
4. Działowy jest odpowiedzialny za prowadzenie procedury w sytuacji, kiedy doszło do skrzywdzenia dziecka przez pracownika działu lub inną osobę dorosłą, która nie jest bezpośrednio zatrudniona w dziale, lecz przez podmiot trzeci.

Zasady bezpiecznych relacji pracownik - dziecko

1. Do stosowania poniższych zasad zobowiązani są wszyscy pracownicy klasztornych działów, również inne osoby dorosłe, które mają kontakt z dziećmi w dziale za zgodą działu.
2. Naczelną zasadą wszystkich działań podejmowanych przez pracowników, mających kontakt z dziećmi znajdującymi się w dziale, jest traktowanie dziecka z szacunkiem i uwzględnianie jego godności i potrzeb.
3. Niedopuszczalne jest stosowanie przez pracowników i inne osoby dorosłe wobec dziecka przemocy w jakiejkolwiek formie.

Zachowania i praktyki oczekiwane od pracowników

1. W komunikacji z dzieckiem cierpliwość i szacunek.
2. Uważne słuchanie dziecka i udzielanie mu odpowiedzi adekwatnych do jego wieku i danej sytuacji.
3. W sytuacji, w której dziecko czuje się niekomfortowo, zapewnienie dziecka, że jeśli potrzebuje pomocy, może o tym powiedzieć odpowiedzialnej osobie.
4. Traktowanie dzieci jednakowo.
5. W sytuacji dziecka pozostawionego bez opieki lub wskazującego na zagrożenie bezpieczeństwa dziecka, podjęcie odpowiednich działań, aby odnaleźć rodzica/opiekuna.
6. Zachowania i praktyki niedopuszczalne ze strony pracowników w stosunku do dzieci w dziale
7. Nie wolno krzyczeć, zawstydzać, upokarzać, lekceważyć i obrażać dziecka.
8. Nie wolno bić, szturchać, popychać ani naruszać integralności fizycznej dziecka.
9. Nie wolno nawiązywać z dzieckiem relacji romantycznych lub seksualnych ani składać mu nieodpowiednich propozycji. Obejmuje to także seksualnie komentarze, żarty, gesty oraz udostępnianie dzieciom treści erotycznych i pornograficznych.
10. Nie wolno utrwalać wizerunku dziecka w celach prywatnych ani służbowych (nagrywanie, fotografowanie) bez zgody rodziców/opiekunów dziecka i zgody samego dziecka. Nie wolno także umożliwiać osobom trzecim utrwalenia wizerunków dzieci. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wizerunek dziecka stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza – wtedy zgoda rodzica/opiekuna dziecka nie jest wymagana.
11. Nie wolno nawiązywać kontaktu z dzieckiem poprzez prywatne kanały komunikacji (prywatny telefon, e-mail, komunikatory, profile w mediach społecznościowych), ani spotykać się dzieckiem poza działem.
12. Nie wolno proponować dziecku alkoholu, wyrobów tytoniowych ani nielegalnych substancji.
13. Nie wolno dotykać dziecka, jeśli ono tego nie chce, ani w sposób, który może być uznany za nieprzyzwoity lub niestosowny.

Zauważone wyżej opisane zachowania i sytuacje ze strony innych dorosłych lub dzieci, należy zawsze poinformować o tym osobę odpowiedzialną w dziale za wdrażanie i monitorowanie SOD lub gwardiana klasztoru.

Rozdział II: Procedura identyfikacji dziecka podczas rejestracji w recepcji

Jedną z form skutecznego zapobiegania krzywdzeniu dzieci jest ustalenie tożsamości dziecka i jego relacji z dorosłym, z którym przebywa w dziale.

W tym celu Pracownik recepcji podejmuje wszelkie możliwe kroki zmierzające do przeprowadzenia identyfikacji dziecka i jego relacji z osobą dorosłą, która towarzyszy dziecku.

Na potrzeby identyfikacji dziecka i jego relacji z osobą dorosłą, z którą przebywa w obiekcie, należy:

1. Poprosić o dokument tożsamości dziecka (dowód osobisty) lub inny dokument potwierdzający dane dziecka.
2. W przypadku braku dokumentu tożsamości lub odmowy jego okazania należy poprosić o podanie danych dziecka (np. imię, nazwisko, adres, datę urodzenia) przez osobę dorosłą i dziecko. Dodatkowo należy zapytać osobę dorosłą i dziecko o relację między nimi.
3. Jeżeli osoba dorosła nie jest opiekunem dziecka, powinna zostać poproszona o okazanie stosownego dokumentu, np. zgody rodzica na podróżowanie danej osoby z dzieckiem. Może to być zgoda sporządzona w formie pisemnej z podpisem urzędowo poświadczonym przez notariusza lub zgoda podpisana przez rodzica dziecka, w której będą wpisane dane dziecka, adres jego zamieszkania, telefon do rodzica i numer dokumentu tożsamości/numer PESEL osoby, której rodzic powierzył opiekę nad dzieckiem. Jeśli osoba dorosła nie posiada powyższych dokumentów, należy poprosić ją o wypełnienie stosownego oświadczenia, zgodnie ze wzorem przygotowanym przez dział. Oświadczenie powinno zawierać dane dziecka i dane dorosłego, z którym dziecko przebywa, wraz ze wskazaniem relacji, jaka występuje pomiędzy dzieckiem a dorosłym. W przypadku, gdy osoba dorosła nie jest rodzicem ani opiekunem dziecka, powinna oświadczyć, iż rodzice/opiekunowie wyrazili zgodę na opiekę nad dzieckiem.
4. W przypadku gdy osoba dorosła, w której towarzystwie przebywa dziecko, odmówi okazania dokumentu dziecka i/lub wskazania relacji między nimi, należy wyjaśnić, że procedura służy zapewnieniu bezpieczeństwa dzieciom, przebywającym w dziale, i że zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 maja 2016 r. pracownicy obiektu mają obowiązek ustalić, czy dziecko jest bezpieczne. Po wyjaśnieniu sprawy w sposób pozytywny, należy podziękować za czas poświęcony na upewnienie się, że dziecko jest pod dobrą opieką.
5. W przypadku, gdy rozmowa nie rozwieje wątpliwości dotyczących osoby dorosłej towarzyszącej dziecku i jej intencji wobec dziecka, a zwłaszcza gdy odmawia on okazania dokumentu tożsamości lub złożenia oświadczenia zawierającego dane dziecka, należy o tym dyskretnie powiadomić przełożonego w taki sposób, aby nie wzbudzać podejrzeń.
6. Od momentu, kiedy pojawią się pierwsze wątpliwości, pracownik działu powinien być uważny zarówno na dziecko, jak i osobę dorosłą, a o ile to możliwe starać się, by nie pozostali sami.
7. Przełożony, który został powiadomiony o sytuacji, przejmuje rozmowę z osobą dorosłą w celu uzyskania dalszych wyjaśnień.
8. W przypadku, gdy rozmowa potwierdzi przekonanie o próbie lub o popełnieniu czynu na szkodę dziecka, przełożony zawiadamia o tym fakcie policję. Dalej stosuje się procedurę interwencji (zob. Rozdział III).
9. W przypadku, gdy świadkami nietypowych i/lub podejrzanych sytuacji są pracownicy innych działów, powinni oni niezwłocznie zawiadomić przełożonego, a w przypadku jego nieobecności – osobę decyzyjną, która podejmie odpowiednie działania (patrz punkty 7 i 8 powyżej).
10. W zależności od sytuacji i miejsca, przełożony weryfikuje na ile podejrzenie krzywdzenia dziecka jest zasadne. W tym celu dobiera odpowiednie środki prowadzące do wyjaśnienia sytuacji lub podejmuje decyzję o przeprowadzeniu interwencji i zawiadamia policję.

Rozdział III: Procedura interwencji w sytuacji ujawnienia okoliczności wskazujących na krzywdzenie dziecka przez osobę dorosłą

1. Ujawnienie krzywdzenia może nastąpić w następujący sposób:
   • dziecko ujawniło pracownikowi obiektu fakt krzywdzenia,
   • pracownik zaobserwował krzywdzenie,
   • dziecko ma na sobie ślady krzywdzenia (np. zadrapania, zasinienia), a zapytane odpowiada niespójnie, chaotycznie lub popada w zakłopotanie, bądź występują inne okoliczności, mogące wskazywać na krzywdzenie, np. znalezienie materiałów pornograficznych z udziałem dzieci w pokoju osoby dorosłej.
2. Pracownik, który ma uzasadnione podejrzenie, że dziecko przebywające w obiekcie jest lub zostało skrzywdzone, powinien niezwłocznie zawiadomić przełożonego, który zawiadamia policję.
3. W przypadku istniejącego zagrożenia bezpieczeństwa dziecka, pracownik, który powziął uzasadnione podejrzenie skrzywdzenia dziecka, niezwłocznie zawiadamia policję, dzwoniąc pod numer 112 i opisując okoliczności zdarzenia. Niezależnie od powyższego Pracownik zawiadamia o zdarzeniu Działowego.
4. Należy dołożyć starań, aby utrudnić lub nawet uniemożliwić dziecku oraz osobie podejrzewanej o krzywdzenie dziecka oddalenie się z działu.
5. W każdym przypadku należy zadbać o bezpieczeństwo dziecka. Dziecko, w miarę możliwości powinno przebywać pod opieką pracownika do czasu przyjazdu policji. O ile to możliwe, należy podjąć próbę wsparcia dziecka.
6. W przypadku uzasadnionego podejrzenia, że doszło do popełnienia przestępstwa skutkującego kontaktem dziecka z materiałem biologicznym sprawcy (sperma, ślina, naskórek), należy w miarę możliwości nie dopuścić, aby dziecko myło się oraz jadło/piło do czasu przyjazdu policji. Należy spokojnie i z szacunkiem wyjaśnić dziecku, dlaczego zastosowano wobec niego takie ograniczenia.
7. Po przejęciu dziecka przez policję należy zabezpieczyć istotne dowody (np. dokumenty) dotyczące zdarzenia i przekazać je Działowemu, który na wniosek służb przekaże ich kopię listem poleconym lub osobiście prokuratorowi lub policji.
8. Po interwencji, należy zgłosić zdarzenie Działowemu, który następnie opisuje je w dzienniku zdarzeń lub innym dokumencie przeznaczonym do tego celu.

Rozdział IV: Procedura w przypadku podejrzenia lub stwierdzenia krzywdzenia dziecka przez pracownika czy inną osobę dorosłą

1. W przypadku podejrzenia krzywdzenia dziecka przez pracownika lub inną osobę dorosłą, która nie jest bezpośrednio zatrudniona w dziale, lecz przez podmiot trzeci, osoba, która powzięła tę informację, powinna niezwłocznie poinformować o tym fakcie Działowego, a pod jego nieobecność inną osobę wyznaczoną do tego celu.
2. Jeżeli zagrożone jest życie lub zdrowie dziecka, osoba, która powzięła wiadomość na ten temat, powinna niezwłocznie powiadomić policję, dzwoniąc na numer alarmowy 112, podając dane własne, dane dziecka (o ile to możliwe), miejsce pobytu dziecka oraz opis okoliczności sprawy oraz powiadomić przełożonego/osobę decyzyjną, który powiadamia opiekunów/rodziców dziecka. Osoba, która powzięła wiadomość o zdarzeniu informuje także Działowego w formie mailowej/pisemnej.
3. W przypadku, gdy pracownik dopuścił się wobec dziecka innej formy krzywdzenia niż popełnienie przestępstwa na jego szkodę, Działowy, po powzięciu informacji, bada okoliczności sprawy. W sytuacji, gdy naruszenie dobra dziecka jest znaczne, w szczególności, gdy doszło do dyskryminacji lub naruszenia godności dziecka, Działowy podejmuje adekwatne działania personalne w stosunku do tego pracownika.
4. Jeżeli osoba, która dopuściła się krzywdzenia, nie jest bezpośrednio zatrudniona w dziale, lecz przez podmiot trzeci, wówczas należy zarekomendować zakaz jej wstępu na teren obiektu, a w razie potrzeby rozwiązać z podmiotem trzecim umowę.

Rozdział V: Procedura w przypadku stwierdzenia stosowania innych form przemocy wobec dziecka przez rodzica/opiekuna lub inną osobę dorosłą

1. W przypadku stwierdzenia krzywdzenia dziecka przez rodzica/opiekuna lub inną osobę dorosłą, z którą dziecko przebywa na terenie obiektu, każdy pracownik, będący świadkiem takiego krzywdzenia, powinien na nie stanowczo zareagować.
2. Jeżeli zagrożone jest życie lub zdrowie dziecka, osoba, która powzięła wiadomość na ten temat, powinna niezwłocznie powiadomić policję, dzwoniąc na numer alarmowy 112, podając dane własne, dane dziecka (o ile to możliwe), miejsce pobytu dziecka oraz opis okoliczności sprawy oraz powiadomić przełożonego/osobę decyzyjną. Osoba, która powzięła wiadomość o zdarzeniu informuje także Działowego, co najmniej w formie mailowej/pisemnej.
3. Jeżeli pracownik obiektu jest świadkiem przemocy fizycznej, zastosowanej wobec dziecka (klapsy, szarpanie, krzyk, inne wymienione w definicji przemocy fizycznej), powinien starać się przerwać krzywdzenie i zareagować.
4. W sytuacji pozostawienia dziecka poniżej 7 roku życia bez opieki, pracownik, który powziął informację o takim zdarzeniu, powinien powiadomić o tym fakcie przełożonego. Przełożony, który został powiadomiony o sytuacji, podejmuje decyzje o dalszym powstępowaniu, w kontekście zapisów Kodeksu Karnego i Kodeksu Wykroczeń. W zależności od tego kontekstu przełożony podejmuje próbę odnalezienia rodzica/opiekuna prawnego lub innej osoby dorosłej, z którą dziecko przebywa na terenie obiektu i wyjaśnia, że nie może on pozostawiać dziecka bez opieki. W sytuacji, kiedy odnalezienie rodzica/opiekuna prawnego lub innej osoby dorosłej, z którą dziecko przebywa w dziale, nie jest możliwe, lub rodzic/opiekun prawny czy inna osoba dorosła nie chce lub nie jest zdolna przejąć opieki nad dzieckiem, przełożony zawiadamia o tym fakcie policję.

Rozdział VI: Monitoring i ewaluacja SOD

1. Działowy umieszcza SOD i swoje dane kontaktowe w miejscu łatwo dostępnym dla personelu oraz gości, w tym również dzieci.
2. Przełożony określa zakres zadań oraz kompetencji Działowych w zakresie przygotowania pracowników do stosowania zapisów SOD, zasad przygotowania pracowników do ich stosowania oraz sposobu dokumentowania tych czynności.
3. Przełożony co najmniej raz na dwa lata dokonuje monitoringu i ewaluacji SOD.
4. Monitoring i ewaluacja obejmują weryfikację realizacji SOD, reagowanie na sygnały naruszenia zasad i procedur oraz zaproponowanie zmian w dokumencie, zwłaszcza pod kątem dostosowania ich do aktualnych potrzeb oraz zgodności z obowiązującymi przepisami.
5. Przełożony przeprowadza wśród pracowników działów, co najmniej raz na 2 lata, ankietę monitorującą poziom realizacji SOD.
6. W ankiecie pracownicy mogą proponować zmiany oraz wskazywać naruszenia w obszarze zasad i procedur SOD w działach.
7. Przełożony lub wyznaczona do tego celu osoba dokonuje opracowania ankiet wypełnionych przez pracowników, sporządza na tej podstawie raport z monitoringu. Przełożony wprowadza do dokumentu niezbędne zmiany i ogłasza pracownikom nowe brzmienie SOD.

Rozdział VII: Przepisy końcowe

1. SOD obowiązują od dnia 24 grudnia 2024 r.
2. SOD są udostępnione wszystkim pracownikom poprzez umieszczenie ich na stronie internetowej Klasztoru (niepokalanow.pl).
3. SOD są udostępniane pełnoletnim gościom działu poprzez umieszczenie na stronie internetowej Klasztoru.